Danışan takibine yeni başlıyorsanız ya da dağınık notları toplamak istiyorsanız, işe hazır bir şablonla başlamak en pratik yoldur. Bu yazıda kullanabileceğiniz ücretsiz bir danışan takip Excel şablonu paylaşıyoruz; ardından da bu şablonun nerede işe yaradığını ve ne zaman yetmediğini dürüstçe anlatıyoruz.
Şablonu indirin
Şablon üç sayfadan oluşuyor: Danışan Listesi (iletişim, ilk/son seans, kalan paket, bakiye, notlar), Seans Kaydı (tarih, saat, tür, süre, ücret, ödeme) ve Nasıl Kullanılır (kısa kılavuz). Kendi çalışma biçiminize göre düzenleyebilirsiniz.
⬇ Danışan Takip Excel Şablonunu indir (.xlsx)
Şablonu nasıl kullanmalı?
- Her danışanı Danışan Listesi sayfasında bir satır olarak ekleyin.
- Her seans sonrası Seans Kaydı sayfasına tarih, ücret ve ödeme bilgisini işleyin.
- Kalan paket seansını danışan satırında güncel tutun.
- Dosyayı düzenli yedekleyin; tek kopya tek bilgisayarda kalmasın.
Önce gizlilik: Excel de kişisel veri tutar
Bir uyarıyı atlamayalım: danışan bilgisi kişisel veridir ve Excel dosyası da bu veriyi taşır. Dosyayı parola ile koruyun, yalnızca yetkili kişilerin eriştiği bir ortamda saklayın ve düzenli yedekleyin. Şifresiz, ortak kullanılan bir bilgisayarda danışan dosyası tutmak, danışan gizliliği ve KVKK açısından risklidir.
Excel ne zaman yetmez?
Şablon başlangıç için iyidir, ama Excel'in yapısal sınırları vardır. Kısa sürede şu duvarlara çarparsınız:
- Hatırlatma göndermez: seansı unutan danışan gelmez; Excel kimseye mesaj atmaz.
- Çakışmayı engellemez: aynı saate iki randevu yazmanızı durdurmaz.
- Kalan seansı düşmez: paket hakkını elle güncellemeniz gerekir, hata kaçınılmazdır.
- Yedeği yoktur: dosya bozulur ya da kaybolursa geri dönüşü olmayabilir.
- Aranabilir değildir: "bu danışan en son ne zaman geldi" sorusu sayfalar arasında kaybolur.
Dijitale geçiş: kolay ve kademeli
Excel'in yetmediği noktada, danışan kartını ve randevuyu birleştiren bir sisteme geçmek işi kökten kolaylaştırır: hatırlatma otomatik gider, kalan seans kendiliğinden düşer, kayıtlar aranabilir ve yedeklidir. Geçiş korkutucu değil: yeni danışanları doğrudan sisteme açar, eski kayıtları geldikçe taşırsınız. Danışan takibinin bütününü danışan takip rehberinde, altyapıyı ise psikolog randevu programı sayfasında bulabilirsiniz. Kredi kartı gerekmeden ücretsiz deneyerek şablondan sisteme farkı kendiniz görebilirsiniz.
Kısa kontrol listesi
- Şablonu indirin; danışan ve seans sayfalarını kendinize uyarlayın.
- Dosyayı parolayla koruyun, yedekleyin, ortak bilgisayarda tutmayın.
- Excel'in sınırlarını (hatırlatma, çakışma, kalan seans) bilerek kullanın.
- Sayı arttığında danışan kartı + randevuyu birleştiren sisteme kademeli geçin.
